1. Tekstinkäsittely

Tämä lyhyt kirjoitusopas on tarkoitettu kaikille kirjoittamiseen liittyvien teknisten ongelmien kanssa painiville. Kirjoitusoppaasta on erityisesti hyötyä kaikille kirjoittajille, joiden mielestä dokumentin ulkoasun muokkaaminen on hankalaa ja aikaa vievää. Kirjoitusoppaan tarkoituksena on kertoa kuinka kirjoitettavaa dokumenttia kannattaa lähteä toteuttamaan teknisesti tekstinkäsittelyohjelmalla.

Usein dokumenttiin myöhemmässä vaiheessa tehtävät korjaukset ja muutokset vievät aikaa ja energiaa varsinaiselta kirjoitustyöltä. Kirjoitusoppaan tarkoituksena on mahdollistaa kirjoittajan luovuuden ja energian suuntaaminen kirjoitettavan asian sisältöön eikä työvälineen ongelmiin tai dokumentin ulkoasun muokkaamiseen!

Nyt seuraavassa käydään läpi tekstinkäsittelyyn liittyviä asioita aina tekstinkäsittelyn perusteista tehokkaaseen työskentelyyn asti. Täytä luentokysely ennen kuin luet materiaalia eteenpäin.

1.1 Tekstinkäsittelyohjelmia

Voit käyttää mitä tahansa tekstinkäsittelyohjelmaa. Yleisimmin käytettyjä ovat:

• Microsoft Word
  • Maksullinen ohjelma
  • Oma tiedostomuoto (.docx)
  • Saatavilla yliopiston opiskelijoille osana Office 365-pakettia. Video-ohje(mp4) siihen kuinka aloitat lataamisen omalla koneelle.
• Libreoffice Writer
  • Ilmainen
  • Pohjaltaan sama kuin OpenOffice Writer mutta paremmin päivitetty
  • Ulkoasu ja käyttöliittymä lähes identtinen OpenOffice Writerin kanssa
  • Sama tiedostomuoto kuin OpenOffice Writerilla (.odt)
• OpenOffice Writer
  • Ilmainen
  • Hieman jäänyt kehityksessä jälkeen Libreoffice Writerista

Älä sekoita tekstinkäsittelyohjelmia tekstieditoreihin (esim. notepad). Tekstinkäsittelyohjelmalla voi muotoilla dokumentin ulkoasua mutta tekstieditoreilla voi vain kirjoittaa tekstiä eikä esim. lisätä dokumenttiin kuvia. Tekstieditorit tallentavat vain tekstitiedostoja (.txt) tai muita vastaavia pelkkää tekstiä sisältäviä tiedostomuotoja.

1.2 Onko tekstinkäsittelysi tehokasta?

Olet käyttänyt massiivisen määrän aikaa ja vaivaa ja saanut gradusi mielestäsi valmiiksi. Sivuja on kertynyt reilusti yli sata. Lähetät Microsoft Wordilla kirjoittamasi gradun proffan syynättäväksi ja jäät odottamaan palautetta. Menee viikko ja saat seuraavanlaisen palautteen:

Gradusi asiasisältö on erinomaisella mallilla! Valitettavasti työsi ulkoasu ei kuitenkaan vastaa laitoksen graduille asetettuja vaatimuksia. Pyydänkin sinua tekemään työhösi seuraavat korjaukset:

• Leipätekstin kirjasin ja sen koko ovat väärät. Ota käyttöön Helvetica-kirjasin ja varmista, että kirjasimen koko on 12 pistettä
• Kappaleiden ja otsikoiden välissä on liian paljon tyhjää tilaa. Varmista, että näiden välillä on tilaa vain 14 pt verran.
• Sisällysluettelossa pitäisi näkyä myös kolmannen tason otsikot. Nyt sieltä löytyvät vain ensimmäisen ja toisen tason otsikot.
• Gradusi lopussa pitäisi olla luettelo kaikista kuvista
• Luku neljä (4) on hieman väärässä paikassa. Se olisi parempi sijoittaa luvun kuusi (6) jälkeen.
• Sivunumerointi pitää aloittaa vasta ensimmäiseltä varsinaiselta tekstisivulta. Nyt se alkaa heti toiselta sivulta.
• Viittaukset lähteisiin on merkitty väärällä tavalla. Merkitse viittaukseen lähteen nro hakasulkeissa esim. [2]
• Sivun marginaalit ovat liian suuret. Varmista, että sivun ylä- ja alaosassa on 2cm tyhjää ja kummallakin sivulla 3cm.
• Viittaat gradussasi useissa kohdissa erilaisten ohjelmien valikkokomentoihin. Nämä komennot pitäisi esittaa tasalevyisellä kirjasimella esim. Courier New

Luet viestin ja manaat vaatimuksia. Taas tuli lisää työtä. Kauankohan näiden korjaamiseen kuluu aikaa...

1. Mitkä proffan vaatimista korjauksista ovat työläitä ja mitkä helppoja
2. Kauanko sinulta menisi aikaa kaikkien korjausten tekemiseen?
3. Millaiset asiat ovat helppoja ja nopeita tehdä tekstinkäsittelyssä? Millaiset asiat eivät ole?
4. Mitkä seikat vaikuttavat tekstinkäsittelyn helppouteen ja tehokkuuteen?

Jos dokumenttisi on järkevästi muotoiltu tyylejä käyttäen niin kaikki proffan vaatimat muutokset on tehty muutamassa minuutissa.

1.3 Toimintoja ja pikanäppäimiä

Jokaisessa ohjelmassa on tietyt perustoiminnot, joita joudutaan toistamaan koko asiakirjan kirjoittamisen ajan. Esimerkiksi asiakirjaa tallennetaan koko ajan.

Tavallisimpia toimintoja varten on olemassa pikanäppäinkomentoja, jotka mahdollistavat tekstin kirjoittamisen ja toiminnon tekemisen ilman käsien siirtämistä pois näppäimistöltä. Joitakin pikanäppäinkomentoja kannattaa opetella ulkoa, koska ne nopeuttavat ja helpottavat erilaisten toimenpiteiden tekemistä.

• Tekstin valinta, kopioiminen, siirtäminen ja liittäminen
  • Valinnat onnistuvat sekä hiirellä että näppäimistöltä.
  • Leikkaa - CTRL-X tai Edit | Cut tai hiiren oikea painike ja Cut
  • Kopioi - CTRL-C tai Edit | Copy tai hiiren oikea painike ja Copy
  • Liitä - CTRL-V tai Edit | Paste tai hiiren oikea painike ja Paste
• Tekstin maalaaminen näppäinten tai näppäinyhdistelmien avulla
  • Home = Kursori rivin alkuun
  • End = Kursori rivin loppuun
  • SHIFT + nuoli = Kohdan valitseminen (maalaaminen)
  • CTRL + nuoli = Kursorin liikuttelu
  • CTRL + A = Valitse kaikki
• Toiminnon peruminen - CTRL-Z tai Edit | Undo
• Toiminnon tekeminen uudelleen - CTRL-Y tai Edit | Redo
• Asiakirjan tallentaminen
  • Asiakirja kannattaa tallentaa riittävän usein - CTRL-S - Tallenna aina kun pysähdyt ajattelemaan
  • Erilaisten formaattien käyttö
    • File|Save As tai CTRL+SHIFT+S tallentaa uudella nimellä ja halutussa formaatissa
    • Tunnista ainakin seuraavat formaatit:
      • .ODT (Libreoffice tai OpenOffice Writer)
      • .DOC (Word vanhemmat versiot)
      • .DOCX (Word 2007 ja uudemmat)
      • .TXT (Pelkkä teksti, ei muotoiluja tai kuvia)
    • Varmista, että tallennat aina tekstinkäsittelyohjelman omaan tiedostomuotoon ja lisäksi tarpeen mukaan muihin muotoihin
• Uusi dokumentti - CTRL+N tai File | New
• Tiedoston avaaminen - CTRL-O tai File | Open
• Tiedoston tulostaminen - CTRL-P tai File | Print

1.4 Erikoismerkit

Osaathan kirjoittaa kaikki seuraavat merkit?

) / \ " # $ % & : , ; < | ' * + ( - @ _ [

1.4.1 Aksenttimerkit

Aksenttimerkit (¨ ~ ´ ` ^) liitetään muihin merkkeihin.

Kirjoitetaan ensin liitettävä aksentti ja vasta tämän jälkeen kirjain, johon aksenttimerkki halutaan liittää.

Jos aksenttimerkki halutaan sellaisenaan, voidaan se liittää välilyöntiin.

1.5 Tekstinkäsittelyohjelmien asetukset

1.5.1 Libreoffice / Openoffice Writer -asetukset

Tyylien kannalta tärkeitä asetuksia ovat:

• Rivinvaihdot ym. merkit päälle valinnalla View|Nonprinting Characters
• Mittayksiköksi point: Tools|Options|Libreoffice/OpenOffice.org Writer|General|Measurement unit. Jossain tilanteissa tämän voi joutua muuttamaan senttimetreiksi.
• Automaattimuotoilut pois päältä: Format|AutoCorrect|While Typing

1.5.2 Word -asetukset

• Valitse File | Options | Advanced ja tee seuraavat muutokset:

  • Ota pois ruksi kohdasta Keep track of Formatting.

  • Lisää ruksi kohtaan Prompt to update style

  • Muuta Display-kohtaan Style area pane width in Draft and Outline views arvoksi 2cm. Tyylialue näkyy View | Normal -näkymän vasemmassa laidassa.

1.6 Dokumentin rakenne

Dokumentin rakenne on ensimmäinen asia, johon kannattaa kiinnittää huomiota jo kirjoittamisen alkuvaiheessa. Dokumentista löytyy selkeästi erilaisia osia, kuten etusivu, sisällysluettelo, dokumentin sisältö ja hakemisto. Esimerkiksi etusivulle ja sisällysluettelolle kannattaa varata tilaa dokumentin alkuun jo ennen varsinaisen dokumentin kirjoittamista. Dokumentin eri osiin voidaan esimerkiksi määritellä erilaiset sivunumeroinnit tai niiden puuttuminen.

1.6.1 Tekstin rakenne

Dokumentista on helposti erotettavissa erilaisia osia. Otsikot, tekstikappaleet, listat ja taulukot ovat tavallisimpia esimerkkejä dokumentin rakenteen eri osista. Kirjoittamisen yhteydessä on tärkeää merkitä dokumentin rakenneosat. Ulkoasulla ei ole mitään merkitystä kirjoittamisen alkuvaiheessa, koska ulkoasu voidaan määritellä kerralla rakenteellisesti oikein määriteltyyn dokumenttiin.

1.6.2 Rakenteen merkitseminen

Dokumentin rakenteen osat merkitään tekstinkäsittelyohjelmista löytyvien tyylien avulla. Tyylien avulla tavallisesta tekstistä erotetaan muun muassa eri tasoiset otsikot. Tyylit ovat asiakirjan rakenteellisia kokonaisuuksia, eivätkä ne varsinaisesti liity dokumentin ulkoasuun. Tyylien käyttö mahdollistaa dokumentin ulkoasun keskitetyn muokkaamisen, joten tyylien hyöty nähdään usein vasta asiakirjan ulkoasun muokkausvaiheessa.

Asiakirjaa kirjoittaessa joutuu usein muuttamaan tekstikappaleiden paikkaa tai jopa kokonaisten lukujen paikkaa. Leikepöydän avulla pienten tekstikappaleiden siirteleminen on hyvin vaivatonta paikasta toiseen.

Kopioitava tekstikappale on valittava aktiiviseksi eli maalattava hiiren avulla, jonka jälkeen se kopioidaan leikepöydälle valinnalla Edit | Copy (suom. Muokkaa | Kopioi). Tämän jälkeen tekstikursori on siirrettävä paikkaan, johon tekstikappale halutaan liittää. Tekstikappaleen liittäminen onnistuu valinnalla Edit | Paste (suom. Muokkaa | Liitä). Tekstikappale on kopioimisen jälkeen sekä alkuperäisessä, että uudessa paikassaan.

Siirrettävä tekstikappale on valittava aktiiviseksi, jonka jälkeen se siirretään leikepöydälle valinnalla Edit | Cut (suom. Muokkaa | Leikkaa). Alkuperäisessä paikassa oleva tekstikappale tuhotaan valinnan yhteydessä. Tämän jälkeen tekstikursori on siirrettävä paikkaan, johon tekstikappale halutaan liittää. Tekstikappaleen liittäminen onnistuu valinnalla Edit | Paste (suom. Muokkaa | Liitä). Tekstikappale on siirtämisen jälkeen ainoastaan uudessa paikassaan.

1.6.3 Lukujen siirtäminen

Jos on siirrettävä kokonaisia lukuja, niin asiakirjaa kannattaa muokata tällöin rakennetilassa. Rakennetilan saa Microsoft Wordissa näkyville valinnalla View | Ouline (engl. Näytä | Rakenne).

Microsoft Wordin rakennetilassa voit nostaa tai laskea kokonaisten lukujen tasoa tai voit siirtää hiirellä kokonaisia lukuja toiseen järjestykseen.

Libreoffice Writerissa ja Openoffice Writerissa on Navigator (View | Navigator), jossa voi hieman Wordin rakennetilan tapaan tutkia ja muokata dokumenttia.

1.7 Tyylit (Style)

Tyylien ulkopuoliset erillismuotoilut eli esimerkiksi kappalekohtaiset sisennykset, välistykset ja tasaukset sekä sana- ja merkkikohtaiset lihavoinnit ja kursivoinnit aiheuttavat suuria ongelmia mm. ulkoasun muokkaamisessa.

Perussääntö: Älä koskaan käytä dokumentin muotoiluun tarkoitettua työkalupalkkia, koska se tuottaa tyylien ulkopuolisia erillismuotoiluja! Tässä esimerkkejä kielletyistä työkalupalkeista:

Käytä tyylejä aina kun:

• Dokumentti on pitkä
• Dokumenttia muutetaan ja tulostetaan useammin kuin kerran
• Dokumenttia editoi useampi kuin yksi henkilö
• Dokumenttia muokataan vielä viikkojen tai jopa vuosien kuluttua
• Dokumentin ulkoasun pitää vastata muita dokumentteja

1.7.1 Mitä tyylit ovat?

Dokumentissa on usein samanlaisia kappaleita (otsikot, leipäteksti, listat), jotka halutaan muotoilla samalla tavalla. Tyylit ovat kokoelma muotoiluja, jotka liittyvät tiettyyn kappale- tai tekstityyppiin.

Tekstinkäsittelyohjelmista löytyy erilaisiin tarpeisiin useita käyttökelpoisia tyylejä. Seuraavassa listassa on esiteltynä muutamia yleisimpiä kappaletyylejä.

• Heading 1-6 (suom. Otsikko 1-6) -tyylejä käytetään otsikoissa. Ylimmän otsikkotason numerointi on 1.
• Body Text tai Text Body (suom. Leipäteksti) -tyyliä käytetään normaaleissa tekstikappaleissa.
• List Bullet tai List (suom. Järjestämätön lista -tyyliä käytetään järjestämättömässä listassa.
• List Number tai Numbering (suom. Numeroitu lista) -tyyliä käytetään järjestetyissä listoissa.

Joissakin harvoissa tapauksissa rakenteellisesti oikeaa tyyliä ei löydy valmiina tekstinkäsittelyohjelmista. Tällöin joudutaan tekemään uusia omia tyylejä.

Muita muotoilutapoja, kuin tyylejä, on syytä käyttää mahdollisimman vähän ja vain erikoistapauksissa!

Peruskaava dokumentin muotoilussa pitäisi olla seuraava:

1. Merkitään dokumentin rakenne eli merkitään kappaleiden tyyppi
   • Otsikot
   • Listat
   • Leipäteksti
2. Merkitään kappaleiden sisällä olevat erityisasemassa olevat merkkirakenteet
   • Vahvennus
   • Korostus
   • Esimerkit
3. Muokataan rakenneosiin liittyviä ulkoasumuotoiluja tyylivalikon kautta
   • Kirjasin
   • Sisennykset
   • Välistykset
   • Reunaviiva
   • Listamerkit
   • Numerointi

Tyylivalikon saa Libreoffice/Openoffice Writerissa esiin valinnalla Format | Styles and Formatting tai F11.

Microsoft Wordissa tyylit ovat yleensä koko ajan näkyvissä työkalupalkissa tai erillisvalikon saa auki CTRL+SHIFT+ALT+S-näppäinyhdistelmällä.

1.7.1.1 Kaikki tyylit näkyviin

Jos kaikkia tarvitsemiasi tyylejä ei ole näkyvissä niin saat ne näkyviin valitsemalla tyylivalikon oikeassa alalaidassa olevan options-valinnan kautta. Esiin aukeavasta dialogista valitse näkyville kaikki tyylit (Select styles to show|all styles) ja määrää ne listattavaksi aakkosjärjestyksessä (Select how list is sorted|Alphabetical)

1.8 Dokumentin rakenne

Asiakirja eli dokumentti koostuu mm. seuraavista osista ja osiin liittyvistä ominaisuuksista:

• Asiakirjan malli
  • Valmiit hyväksi havaitut muotoilut
  • Lähtökohta varsinaisen sisällön kirjoittamiselle, pohja
• Asiakirja
  • Koko tekstiin liittyvät ominaisuudet ja osaset
  • Esimerkiksi marginaalit, sivun koot, sivunumerointi...
• Asiakirjan osat
  • Tekstin isot kokonaisuudet
  • Etusivu, sisällysluettelo, pääluvut, hakemisto
• Kappale
  • Tekstin rakenneosanen
  • Otsikko
  • Normaali teksti
  • Listat
• Sanat ja merkit
  • Kappaleen sisäinen, erityisasemassa oleva osanen
  • Vahvistetut, alleviivatut tai kursivoidut sanat
  • Ylä- ja alaindeksit
• Muotoilut ja objektit
  • Ei varsinaisesti tekstiin liittyviä
  • Kuvat, taulukot, kaaviot, kehykset

1.8.1 Tekstin rakenne

Kappale muodostuu enter-näppäinpainallusten väliin

• Kappaleen jälkeen vain yksi enterin painallus! (vrt. teksti)
• Enterin painallus tarkoittaa kappaleen vaihtoa!
• Enterin painalluksilla ei saa tehdä tyhjää tilaa!

1.8.2 Mitä hyötyä on rakenteen merkitsemisestä?

Tyyleillä merkitään dokumentin rakenne. Merkitsemisellä helpotetaan ja nopeutetaan sekä dokumentin tekemistä että muokkaamista.

• Tyylejä käytetään asiakirjan rakenteen merkitsemiseen.
• Tyylit mahdollistavat keskitetyt ja nopeat muutokset asiakirjassa.
• Tyylit voidaan varastoida asiakirjapohjaan, jolloin niitä voidaan käyttää uudelleen.
• Yhtenäinen ulkoasun määrittely
• Automaattiset hakemistot ja luettelot
• Ristiviittaukset tekstistä otsikoihin, kuviin, kaavioihin jne.
• Asiakirjan muuttaminen toiseen muotoon (esim. HTML)
• Asiakirjat voidaan helpommin yhdistää yhdeksi kokonaisuudeksi.

• Kappaletyylit (Paragraph Styles)
  • Otsikot (Paragraph Styles | Heading 1 - Heading 10)
  • Normaaliteksti (Paragraph Styles | Text Body)
  • Ylä- ja alatunniste (Paragraph Styles | Footer ja Header)
  • Muut, esim. kappalelainaus (Paragraph Styles | Quotations)
  • Järjestämätön lista (List Styles | List 1)
  • Järjestetty lista (List Styles | Numbering 1)
• Merkkityylit (Character Styles
  • Voimistukset, korostukset (Emphasis, Strong Emphasis)
  • Sivunumerointi (Page Number)
  • Hyperlinkki (Internet Link)
  • Käyttäjän syöte (User Entry)
  • Muuttuja (Variable)
  • Esimerkki (Example)
  • Määritelmä (Definition)
  • Tasavälinen teksti (Source Text)
  • Valikkokomennot (Ei valmista tyyliä)
  • Eri kieliset merkinnät (Ei valmista tyyliä, voi liittyä myös koko kappaleeseen)
• Fill Format Mode
• Apply Style Menu
• Shortcuts

Uusia aivan omia tyylejä tarvitsee luoda vain erittäin harvoin. Käytä valmiita aina kuin mahdollista.

1.8.3 Tyylittömän dokumentin siivoaminen LibreOfficella

• Muotoilujen poistaminen
  • Kappaletyylien ulkopuolisten muotoilujen poistaminen Format | Default Formatting tai CTRL+M
• Find & Replace
  • Tekstin korvaaminen
  • Tyylien korvaaminen toisilla tyyleillä
  • Ulkopuolisten muotoilujen korvaaminen Find & Replace -toiminnon avulla tyyleillä
    • Onnistuu jos asentaa Alternative dialog Find & Replace for Writer (AltSearch) -laajennuksen niin tämäkin toimii.

1.8.4 Tyylittömän dokumentin siivoaminen Microsoft Wordilla

• Muotoilujen poistaminen
  • Kappaletyylien ulkopuolisten muotoilujen poistaminen CTRL+Välilyönti
• Find & Replace
  • Tekstin korvaaminen
  • Tyylien korvaaminen toisilla tyyleillä
  • Ulkopuolisten muotoilujen korvaaminen Find & Replace -toiminnon avulla tyyleillä

1.8.5 Erilaiset tyylit - erilaiset käyttökohteet

Muotoillaan excelohje.txt Writer-dokumentiksi. Ensin on tehtävä rakenteen merkintä.

• Tyylit ovat kokoelma kappale- ja/tai merkkimuotoiluista.
• Käytä aina valmiita tyylejä jos suinkin mahdollista!
• Uusia tyylejä luodaan vain jos rakenteellisesti oikeaa tyyliä ei ole olemassa valmiina.
• Liitä tyyliin sopiva ja helposti muistettava pikanäppäin.

1.8.5.1 Kappaletyyli

• Kokoelma kappale- ja merkkimuotoiluista.
• Vaikutusalue on kokonainen tekstikappale.
• Käytettäessä ei tarvitse valita (maalata) koko kappaletta.
• Voidaan käyttää useampaankin kappaleeseen kerralla.
• Tyypillisiä kappaletyylin paikkoja ovat normaalit tekstikappaleet, otsikot ja listat.

1.8.5.2 Listat

• Kappalemuotoilun erikoistapauksia.
• Sisältää yhden lista-alkion muotoilut, esim. numeroinnin.

1.8.5.3 Merkkityyli

Dokumentin rakenteen tarkastelu voidaan ulottaa myös kappaleen sisälle. Usein tekstikappaleista löytyy paljon erilaisia korostuksia. Korostuksilla on olemassa oma rakenteellinen merkitys. Esimerkiksi tästä asiakirjasta löytyy tyylien nimiä. Joissakin tapauksissa on erittäin hyödyllistä erottaa kyseiset osat omiksi tyyleikseen. Erottaminen tehdään merkkityylien avulla.

Merkkityyli eroaa kappaletyylistä lähinnä käyttöalueen ja käyttötavan suhteen. Merkkityyliä käytetään kappaleen sisällä oleviin sanoihin tai merkkeihin, kun taas kappaletyyli vaikuttaa koko kappaleen ominaisuuksiin. Merkkityyliä käytettäessä haluttujen merkkien tai sanojen on oltava valittuina.

Tekstinkäsittelyohjelmista löytyy muutamia merkkityylejä valmiina, mutta usein ne on suunniteltu enemmän ulkoasun muokkaamiseen kuin rakenteen merkitsemiseen. Tämän vuoksi merkkityylejä joudutaan tekemään usein itse.

• Kokoelma merkkimuotoiluista.
• Ei sisällä kappaleen ominaisuuksia.
• Vaikutusalue on yksittäinen merkki tai sana.
• Käyttäminen yksittäiseen sanaan onnistuu ilman sanan valintaa, mutta muuten käyttökohde on aktivoitava.
• Ei kannata käyttää merkkimuotoiluja kokonaiseen kappaleeseen, vaan ne kannattaa lisätä kappaletyyliin.
• Tyypillisiä merkkityylejä ovat erilaiset rakenteelliset korostukset, kuten valikkokomennot tai www-osoitteet.

1.8.6 Rakenteen merkitsemisen tehostaminen

• Vanhan dokumentin muuttamisessa tai asiakirjan sisällön kopioimisen yhteydessä vanhat määritykset kannattaa usein poistaa ennen rakenteen muokkaamista.
  • Poistetaan kaikki kappaletyylin ulkopuoleiset kappalemuotoilut - CTRL-M
  • Käytä korvaa-työkalua muotoilujen korvaamiseen tyyleillä.
• Määrittele tyyleille helpot pikanäppäimet!
• Tyyliä on tärkeää käyttää ainoastaan rakenteellisesti oikeissa paikoissa.
• Tyylien ulkonäkö on helppo muuttaa jälkikäteen. Voit kirjoittaa dokumentin valmiiksi ja vasta aivan lopussa tyylitellä.

1.9 Tyylien ominaisuudet

Tyylien ominaisuuksien muuttaminen tapahtuu keskitetysti, joten tyyliin tehdyt muutokset heijastuvat kaikkiin tekstikappaleisiin, joissa tyyliä on käytetty. Tyylien ominaisuuksien muuttaminen keskitetysti nopeuttaa asiakirjan ulkoasun muokkaamista, koska jokaista tekstikappaletta tai sanaa ei tarvitse muotoilla erikseen.

Tyyleillä on yleensä seuraavia ominaisuuksia:

• Font (suom. Fontti)-valinnalla voidaan muokata kirjasimen asetuksia.
• Paragraph (suom. Kappale)-valinnalla voidaan muokata kappaleen ominaisuuksia. Kappaleen ominaisuuksista tärkeimmät ovat sisennys (engl. Indentation) ja kappaleen välit (engl. Spacing). Kappaleen välejä muuttamalla kappaleiden väliin ei tarvitse lyödä ylimääräisiä rivinvaihtoja!
• Tabs (suom. Sarkaimet)-valinnalla voidaan muokata tyylissä olevia tabulaattori- eli sarkainmerkkejä.
• Border (suom. Rajat)-valinnalla voidaan muokata kappaleen rajoja.
• Language (suom. Kieli)-valinnalla voidaan muokata kappaleen kieliasetuksia.
• Numbering (suom. Numerointi)-valinnalla voidaan muokata esimerkiksi otsikkotason numerointia tai listanumerointia.

Eräs hyödyllinen ominaisuus tyylien käytössä on pikanäppäinten määrittäminen tyyliin. Pikanäppäinten avulla tyylin käyttö on todella nopeaa, eikä kirjoittamisen aikana tarvitse nostaa sormia näppäimistöltä.

1.9.1 Tyylien ominaisuudet ja niiden muokkaaminen Libreofficella

Tyylien ominaisuuksien muuttaminen onnistuu Styles And Formatting -dialogista. Valitse tyyli jota haluat muokata ja valitse kontekstivalikosta (hiiren oikea painike) Modify niin pääset uuteen dialogiin muokkaamaan tyyliä.

• Text Body
  • Peritty Organizer|linked with Default-tyylistä
  • Seuraava tyyli (Organizer|Next Style) on Text Body
  • Kirjasimen tyyppi (Font|Font) on Times New Roman ja koko (Font|Size) 12 pt.
  • Kappaleen kieli (Font|Language) on Finnish.
  • Kappale on tasattu (Alignment|Alignment) molempiin reunoihin (Justified).
  • Kappaleen rivinväli (Indents & Spacing|Line spacing) on yksi (single ).
  • Väliä (Indents & Spacing|Spacing) 6 pt ennen (Above paragraph) ja 6 pt jälkeen (Below paragraph).
  • Sisennys (Indents & Spacing|Indent) 0 ennen ja jälkeen tekstin
  • Kappaleen leski (Text Flow|Widow control)- ja orporivien Text Flow|Orphan controlesto päälle ja arvoksi kaksi (2) riviä. Tämä määrää, että rivejä pitää olla vähintään kaksi toisella sivulla ennen kuin kappale jaetaan useammalle sivulle.
  • Tekstin taso (Outline & Numbering|Outline Level) on leipäteksti. Outline level määrää millä tasolla kappale näkyisi sisällysluettelossa. Leipäteksti ei siellä näy kuten ei pidäkkään näkyä. Tätä ominaisuutta käytetään otsikkotyyleissä. (Body Text).
• Heading1 (suom. Otsikko 1)
  • Tyyli perustuu Heading-tyyliin.
  • Kirjasimen tyyppi on Verdana, koko 125% ja se on lihavoitu.
  • Kirjasin kirjoitetaan kapiteeleilla (isoilla kirjaimilla) Font Effects|Effects|Capitals.
  • Kappale on keskitetty.
  • Väliä 18 pt ennen kappaletta.
  • Tekstin taso on ensimmäinen otsikkotaso eli Level 1.
  • Ennen kappaletta (Text Flow|Breaks|Insert|Type|Position|Before) on tehtävä sivunvaihto (Text Flow|Breaks|Insert|Type|Page).
  • Pidä kiinni seuraavassa kappaleessa (Text Flow|Options|Keep with next paragraph). Älä siis jätä otsikkoa yksinään toiselle sivulle.
  • Otsikkotason numerointi - taso 1 (Tools|Outline numbering).
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+1.
• Heading 2 (suom. Otsikko 2)
  • Tyyli perustuu Heading-tyyliin.
  • Kirjasimen tyyppi on Verdana, koko 16 pt ja se on lihavoitu.
  • Kappaleen kieli on Suomi.
  • Kappale on keskitetty.
  • Väliä 12 pt ennen kappaletta.
  • Tekstin taso on toinen otsikkotaso eli Level 2.
  • Pidä kiinni seuraavassa.
  • Otsikkotason numerointi - taso 2.
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+2.
• List 1
  • Listan ominaisuudet muokataan kappaletyyliin sekä erilliseen listatyyliin.
    • Valitse listan ensimmäisen alkion kappaletyyliksi Paragraph Styles|List 1 Start
    • Valitse listan toisen ja seuraavien alkioiden kappaletyyliksi Paragraph Styles|List 1 Cont.
    • Valitse listan viimeisen alkion kappaletyyliksi Paragraph Styles|List 1 End
    • Valitse varsinaiseksi listatyyliksi List Styles|List 1
    • Muokkaa listaominaisuudet listatyyliin ja muut kappaletyyliin
  • Väliä 3 pt:tä ennen kappaletta ja 3 pt:tä kappaleen jälkeen.
  • Listan tasaus 10pt kohdalle ja tekstin sisennys 15pt kohdalle sekä ensimmäiselle, että tuleville riveille List Styles|List 1|Modify
  • Listaerottimeksi jokin nuoli.
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+L.
  • Miten saadaan listan sisennys vastaamaan haluttua?

1.9.2 Tyylien ominaisuudet ja niiden muokkaaminen Microsoft Wordilla

Microsoft Wordilla tyylien ominaisuuksien muokkaaminen tapahtuu aivan samaan tapaan kuin Libreofficellakin. Tyylin nimen kohdalta saa avattua alasvetovalikon ja sieltä valinta Modify niin pääsee muokkaamaan tyyliä. Wordissa käytetyt dialogit ovat toki hieman erinäköiset kuin Libreofficessa.

• Perusominaisuudet saa muokattua suoraan ensimmäisenä aukeavasta dialogista Jos tarvitsee tarkempia muokkausominaisuuksia niin täytyy valita vasemman alakulman format-valikosta
• Kirjasimen ominaisuudet:
• Kappaleen ominaisuudet:
• Sarkaimet eli tabulaattorien paikat:
• Reunus:
• Kappaleen kieli:
• Mahdollinen kehys: Kehystä tarvitaan hyvin harvoin
• Numerointi:
• Näppäimistöltä toimiva lyhytvalinta kannattaa määritellä kaikille usein käytetyille tyyleille:
• Efektit:

1.9.3 Uudet tyylit

Uusien tyylien tekemiseen kannattaa yleensä alkaa vasta, kun tekstinkäsittelyohjelmasta ei löydy rakenteellisesti oikeaa valmista tyyliä. Usein uudet tyylit ovat merkkityylejä.

Tyylin luomisen alkuvaiheessa tyylille annetaan uusi nimi sekä vaikutusalue eli tyylin tyyppi (engl. Style type), joka voidaan valita merkiksi (engl. Character) tai kappaleeksi (engl. Paragraph). Vaikutusalue määrää, tuleeko tyylistä merkki- vai kappaletyyli. Lisäksi valitaan vielä tyylin perusta sekä seuraavan kappaleen tyyli. Tämän jälkeen tyylin ominaisuuksien muokkaaminen onnistuu kuten jo olemassa olevan tyylin ominaisuuksien muokkaaminen.

Uusien tyylien tekeminen kannattaa vain, kun valmiita sopivia tyylejä ei löydy!

Uusien tyylien käyttö tulee kysymykseen...

• erilaisissa merkkityylien määrityksissä.
• kappaletyylien yksilöllisissä käyttötarpeissa.

Tyylien tekemisessä huomioitavaa:

• Suunnittele tyylin käyttötarkoitus ja rajaa se rakenteellisesti oikein.
• Jokaista rakenteellista kokonaisuutta kohden oma tyylinsä.
• Ulkonäköä voi suunnitella hieman, mutta se ei ole tekovaiheessa tärkeää.
• Tyylit nimettävä havainnollisesti.

1.9.3.1 Esimerkkejä uusien tyylien tekemisestä

Seuraavassa on lueteltu muutaman uuden tyylin ominaisuudet.

• Valikko - merkkityyli valikkokomentojen merkitsemiseen
  • Tyyli perustuu kappaleen oletusfonttiin
  • Kirjasimen tyyppi Arial, koko 10 pt:tä ja lihavointi.
  • Tyylin pikanäppäin CTRL+Ä.

2. Tekstinkäsittelyn työkalut

2.1 Sisällysluettelo

Dokumenttiin tarvitaan erilaisia luetteloita, kuten esimerkiksi sisällysluettelo. Luetteloiden tekeminen on mahdollista "automatisoida" tekstinkäsittelyohjelmista löytyvien työkalujen avulla.

Jos jokaiseen otsikkotason tekstiin on käytetty otsikkotason tyylejä, niin sisällysluettelon tekeminen on todella yksinkertaista, koska sisällysluettelo muodostuu automaattisesti otsikkotason tyyleistä.

2.1.1 Sisällysluettelon lisääminen Libreoffice Writerilla

• Lisää sisällysluettelo valinnalla Insert|Indexes and tables|Indexes and tables
  • Kirjoita sisällysluettelolle otsikko esim. Sisällysluettelo
  • Valitse tyypiksi type Table of Contents
• Muutosten yhteydessä sisällysluettelo on päivitettävä: Valitse sisällysluettelo ja paina F9-näppäintä tai valitse hiiren kontekstivalikosta Update Field).
• Sisällysluetteloon voit lisätä myös mitä tahansa sanoja samaan tapaan kuin hakemistoon.
• Sisällysluettelon ulkonäköä voidaan muokata Contents ?-nimisten tyylien avulla.

2.1.2 Sisällysluettelon lisääminen Microsoft Wordilla

• Lisää sisällysluettelo valinnalla References | Table of Contents | Insert Table of Contents
• Muutosten yhteydessä sisällysluettelo on päivitettävä: Valitse sisällysluettelo ja paina F9-näppäintä tai valitse hiiren kontekstivalikosta Update Field).
• Sisällysluettelon ulkonäköä voidaan muokata TOC-nimisten tyylien avulla.

2.2 Otsikkonumerointi

Perusnumerointi onnistuu suoraan valitsemalla sopiva numerointi tyyleistä

2.2.1 Otsikkonumerointi Libreoffice Writerilla

Lisää dokumenttiin otsikkonumerointi (engl. Outline numbered) niin, että pääotsikot numeroituvat tyyliin 1., 2., 3..

• Valitse Tools|Outline Numbering.
• Määrää Heading 1, Heading 2 ja Heading 3 tyyleille tasot 1-3 ja kaikille sama numerointityyli (1,2,3...) ja valitse Show sublevels -kohtaan kutakin tasoa vastaava numero eli Heading 1 -tyylille 1 ja Heading 2 -tyylille 2 jne.
• Numeroinnin pitäisi näyttää seuraavalta:

2.2.2 Monitasoinen otsikkonumerointi Microsoft Wordilla

Monitasoinen otsikkonumerointi (engl. Outline numbered) niin, että pääotsikot numeroituvat tyyliin 1., 1.2, 1.3, 2., 2.1, 2.2, 2.3, 3., jne, on Wordilla hieman hankala lisätä, koska sitä ei voi ottaa käyttöön suoraan tyyleistä.

• Valitse ensin otsikkotyyli ja mene tyylin muokkausdialogiin
• Ruksaa dialogista asetus Automatically update ja sulje dialogi
• Valitse Home | Paragraph
• Valitse Multilevel List-alasvetovalikko ja sieltä
• Valitun tyylin on oltava tismalleen sama kuin kuvassa
• Käy poistamassa tyylin asetuksista ruksi Automatically update-kohdasta

2.3 Kuvat

Kuvia voi lisätä useissa eri tiedostomuodoissa. Jos tarvitset hyvälaatuisen tulosteen niin käytä mahdollisimman korkearesoluutioista (suurta) kuvaa. Jos tekstinkäsittelyohjelmasi ei tunnista käyttämääsi kuvaformaattia niin muunna kuva toiseen formaattiin jollakin kuvankäsittelyohjelmalla esim. Gimp.

2.3.1 Kuvan lisääminen Libreoffice Writerilla

• Kuva lisätään valinnalla Insert|Image|From File tai suoraan liittämällä leikepöydältä
• Tavallisesti kuva rivittyy kuten leipäteksti.
• Tekstin sekaan rivittyvälle kuvalle kannattaa luoda oma kappale ja mahdollisesti oma kappaletyyli
• Määrää miten teksti kiertää kuvaa (Kontekstivalikosta Wrap)
• Useimmiten joko No Wrap eli kuva rivittyy kuten teksti tai sitten Optimal Page Wrap jolloin teksti kiertää kuvaa
• Kuvan ominaisuuksia pääsee muokkaamaan kontekstivalikosta valinnalla Picture
• Valitse asetuksista Keep ratio jos haluat säilyttää kuvasuhteet.
• Wrap-välilehdeltä voit säätää paljonko on tyhjää tilaa tekstin ja kuvan välissä

2.3.2 Kuvan lisääminen Microsoft Wordilla

• Kuva lisätään valinnalla Insert|Picture tai suoraan liittämällä leikepöydältä
• Tavallisesti kuva rivittyy kuten leipäteksti.
• Tekstin sekaan rivittyvälle kuvalle kannattaa luoda oma kappale ja mahdollisesti oma kappaletyyli
• Määrää miten teksti kiertää kuvaa (Kontekstivalikosta Wrap Text) Useimmiten joko In line with Text eli kuva rivittyy kuten teksti tai Square jolloin teksti kiertää kuvaa
• Kuvan ominaisuuksia pääsee muokkaamaan kontekstivalikosta valinnalla Format Picture tai Size and Position

2.3.3 Kuvaotsikon lisääminen Libreoffice Writerilla

• Kuvaotsikko lisätään kuvan kontekstivalikosta (hiiren oikea painike) valinnalla Caption
• Valitse kuvatekstille valmis luokka (Category) tai luo uusi esim. Kuva. Uuden luokan luominen luo myös samannimisen uuden tyylin, jolla kyseisen luokan kuvatekstit muotoillaan.
• Valitse numerointityyppi
• Valitse sijoitetaanko kuvateksti kuvan ylle vai alle
• Kuvaotsikko lisätään sijoittamalla kuva ja otsikko kehyksen sisään. Jos liikuttelet kuvaa otsikoinnin jälkeen niin liikuta koko kehystä.

2.3.4 Kuvaotsikon lisääminen Microsoft Wordilla

• Kuvaotsikko lisätään kuvan kontekstivalikosta (hiiren oikea painike) valinnalla Insert Caption
• Valitse kuvatekstille valmis luokka (Label) tai luo New Label -valinnalla uusi esim. Kuva.
• Kuvaotsikot muotoillaan Caption-tyylillä
• Valitse numerointityyppi (Numbering)
• Valitse sijoitetaanko kuvateksti kuvan ylle vai alle

2.3.5 Kuvan ankkurointi

Ankkuroi kuva sivuun, kappaleeseen, kehykseen tai tiettyyn merkkiin jolloin kuva pysyy aina halutulla etäisyydellä ankkuristaan. Yleensä kannattaa ankkuroida joko läheiseen kappaleeseen (kappale jossa kuvaa käsitellään) tai sivuun. Jos kuva on asemoitu suoraan tekstin sekaan (in line with text wordissa tai no wrap writerissa) niin ankkurointia ei voi tehdä koska kuva jo suoraan kulkee tekstin mukana.

Kuvaotsikko lisätään asettamalla kuva ja otsikko kehyksen sisään. Jos aiot ankkuroida kuvaotsikoidun kuvan niin ankkuroi koko kehys äläkä vain kuvaa niin myös otsikko pysyy mukana

2.3.5.1 Ankkurointi Libreoffice Writerilla

Tartu kiinni kuvan tai kehyksen päällä olevasta ankkurisymbolista ja raahaa se kappaleeseen, jonka suhteen haluat kuvan ankkuroida. Valitse kontekstivalikosta Anchor-valikko ja valitse haluamasi ankkurointitapa.

2.3.5.2 Ankkurointi Microsoft Wordilla

Tartu kiinni kuvan päällä olevasta ankkurisymbolista ja raahaa se kappaleeseen, jonka suhteen haluat kuvan ankkuroida. Valitse kontekstivalikosta Size And Position | Position -välilehti ja ruksaa Lock Anchor-valinta. Saman dialogin muilla valinnoilla voit vaikuttaa siihen minkä suhteen kuva on ankkuroitu.

2.3.6 Kuvaluettelo

Luettelo asiakirjassa olevista kuvista voidaan lisätä asiakirjaan automaattisesti. Kuvien lisäämisessä on huomioitava, että kuvaluetteloon tulee lista kuvateksteistä (engl. Caption).

Kuvatekstit kannattaa tehdä kuvatekstin lisäämisen avulla eli kontekstivalikosta Caption (Libreoffice Writer) tai Insert Caption... (Microsoft Word. Kuvaluetteloon kootaan Wordissa kaikki kuvatekstit, jotka on muotoiltu Caption-tyylin avulla. Libreoffice Writerissa luetteloon otetaan kaikki Caption-tyylistä perityillä tyyleillä kirjoitetut tekstit. Samaan tapaan voi lisätä luetteloista lähes mistä tahansa dokumentin objekteista kuten taulukoista tai kaavoista.

2.3.7 Kuvaluettelon lisääminen Libreoffice Writerilla

Kuvat joille on lisätty kuvaotsikko tulevat mukaan luetteloon

• Valitse Insert|Indexes and tables|Indexes and tables
• Valitse tyypiksi Type Illustration index
• Valitse kategoriaksi aiemmin luomasi oma Kuva-tyyppi.

2.3.8 Kuvaluettelon lisääminen Microsoft Wordilla

• Valitse References | Insert Table of Figures
• Valitse Caption label -kohdasta käyttämäsi kuvatyyppi

2.4 Hakemisto

Hakemisto on sanaluettelo, johon on koottu dokumentissa esiintyviä sanoja ja sivunumeroita, joilla sanat esiintyvät. Hakemiston tekeminen aloitetaan sanojen merkinnällä, jonka jälkeen luodaan ja muotoillaan varsinainen hakemisto.

2.4.1 Hakemiston lisääminen Libreoffice Writerilla

Ensin merkitään hakemistoon halutut sanat

• Merkitse hakemistoon haluamasi sanat valinnalla Insert|Indexes and tables|Index Entry
• Maalaa hakemistoon haluamasi sana
• Aktivoi Insert Index Entry -dialogi
• Valitse mihin indeksiin haluat lisätä sanan: hakemistoon (alphabetical index) vai sisällysluetteloon Table of contents
• Valitse onko kyseessä sanan tärkein esiintymä dokumentissa Main entry tai haluatko sen hakemistoon jonkun toisen sanan alaisuuteen 1st key tai 2nd key
• Valitse haluatko, että automaattisesti merkitään saman sanan kaikki esiintymät koko dokumentissa Apply to all similar text

Listaus merkityistä sanoista (alphabetical index) ja niiden sivunumeroista voidaan liittää esim. dokumentin loppuun

• Valitse Insert|Indexes and tables|Indexes and tables
• Anna hakemistolle otsikko Title
• Valitse tyypiksi Type Alphabetical index
• Tarkista, että asetukset (Options) ovat yleensä seuraavat:
  • Combine identical entries on valittuna
  • Combine identical entries with p or pp ei ole valittuna
  • Combine with - ei ole valittuna
  • Case sensitive ei ole valittuna
  • Autocapitalize entries on valittuna
  • Keys as separate entries ei ole valittuna
• Valmis hakemisto:

2.4.2 Hakemiston lisääminen Microsoft Wordilla

Ensin merkitään hakemistoon halutut sanat

• Merkitse hakemistoon haluamasi sanat valinnalla References |Mark Entry
• Maalaa hakemistoon haluamasi sana
• Aktivoi Mark Index Entry -dialogi
• Valitse Mark

Listaus merkityistä sanoista (index) ja niiden sivunumeroista voidaan liittää esim. dokumentin loppuun

• Valitse References | Insert Index
• Valitse Ok
• Lisää hakemistolle otsikko
• Valmis hakemisto:

2.5 Viitteiden ja muiden kenttien päivittäminen

Sisällysluettelo, muut luettelot, hakemistot ja listat täytyy erikseen muistaa päivittää ajantasalle. Napautetaan kenttää hiiren oikealla painikkeella ja valitaan kontekstivalikosta Libreoffice Writerilla Update index/table tai Microsoft Wordilla Update Field

2.6 Erilaiset viitteet

Viitteitä ovat erilaiset luettelot (esim.kuvatekstit), hakemistot ja viittaukset toiseen paikkaan tekstissä. Viitteet voidaan tehdä automaattisesti ja päivittää dokumentin muuttuessa. Asiakirjaan voidaan lisätä alaviitteitä (engl. footnote), loppuviitteitä (engl. endnote) ja ristiviitteitä (engl. cross-reference).

2.6.1 Ala- ja loppuviite

Ala- ja loppuviitettä voidaan käyttää esimerkiksi jonkin tietyn tekstikohdan lisäselityksen tekemiseen. Lisäselitystä vaativaan tekstikohtaan tai sanaan tulee yleensä yläindeksiksi numero, jota vastaava seliteteksti löytyy alaviitteen tapauksessa sivun alareunasta. Loppuviite eroaa alaviitteestä siten, että selitetekstit kootaan asiakirjan tai sen osan loppuun.

• Alaviitteen avulla voidaan selventää jotakin asiakirjassa olevaa asiaa.
• Alaviitteen (Footnote) selite tulee asiakirjaan sen sivun alalaitaan, jossa viittauksen kohde sijaitsee.
• Loppuviitteen (Endnote) selite on samanlainen kuin alaviite, mutta seliteteksti sijoitetaan asiakirjan loppuun.

2.6.1.1 Ala- tai loppuviitteen lisääminen Libreoffice Writerilla

• Lisätään valinnalla Insert|Footnote/Endnote
  • Maalaa teksti tai sana jota haluat selventää ala- tai loppuviitteellä.
  • Valitse Insert|Footnote/Endnote
  • Valitse automaattinen numerointi tai syötä oma tunnistemerkki
  • Valitse viitteen tyyppi
• Selitetekstin muotoilu tapahtuu Footnote ja Endnote -tyyleillä.
• Loppu- ja alaviitteeseen voi ristiviitata.

2.6.1.2 Ala- tai loppuviitteen lisääminen Microsoft Wordilla

Ala- ja loppuviitteen lisääminen aloitetaan Microsoft Wordissa valitsemalla viittauskohta, jonka jälkeen valitaan References | Insert Footnote tai Insert Endnote (suom. Lisää | Alaviite tai Lisää | Loppuviite ). Kohdistin siirtyy paikkaan johon voi kirjoittaa viitetekstin.

2.6.2 Ristiviite

Ristiviite eroaa hieman ala- ja loppuviitteestä käyttötarkoituksensa perusteella. Ristiviitteellä voidaan tehdä ristiviittauksia dokumentin eri osien välille. Esimerkiksi tekstiviittaus asiakirjan toiseen lukuun tehdään seuraavasti: "Asiaa käsitellään tarkemmin luvussa 1.5.2."

Viittauksessa viitataan luvun numerointiin 1.5.2, joka voi tulla vaihtumaan dokumentin kirjoittamisen aikana. Ristiviittauksen avulla esimerkin kaltainen viittaus luvun numeroon saadaan pysymään ajan tasalla automaattisesti. Luvun numeroinnin muuttuminen heijastuu myös tehtyyn ristiviitteeseen.

Toinen esimerkki ristiviittauksen käytöstä voisi olla lähdeluettelon tekeminen. Kirjallisuudessa käytetään jonkin verran lähdeviittaustekniikkaa, jossa lähdeluettelossa olevat lähteet yksilöidään hakasulkeissa olevan luvun (esim. [1]) avulla.

Lähdeluettelossa olevat lähteet ja tekstikappaleet yhdistetään samaisella hakasulkeissa olevalla luvulla. Ristiviittausta voi käyttää hyödyksi numeroiduissa lähdeviittauksissa. Lähdeluetteloon tulevat lähdemerkinnät kannattaa määritellä omaksi tyylikseen, jolle annetaan ominaisuus listanumerointi. Listanumeroinnin muotoa voidaan helposti muuttaa vastaamaan lähdeviittausmerkintöjä [1]. Tämän jälkeen tekstissä sijaitseva lähdeviite voidaan lisätä ristiviitteenä.

Lähdeluettelon muokkaamisessa pitää olla varovainen, koska numeroa ja viitetekstiä ei saa erottaa enää toisistaan. Lähdeluettelon lähteiden kopioiminen kuitenkin onnistuu toiseen järjestykseen helposti.

• Ristiviitteen avulla voidaan viitata johonkin dokumentin elementtiin, kuten esimerkiksi otsikoihin tai otsikoiden numerointiin.
• Viitteen täytyy olla jokin automaattisesti päivitettävissä oleva kenttä.
• Ristiviite päivittyy automaattisesti esimerkiksi otsikon numeroinnin tai sisällön päivittyessä, joten viitteet pysyvät aina ajantasalla.
• Ristiviite voi olla esimerkiksi muotoa: "Asiasta kerrotaan tarkemmin alaluvussa 2.3". Automaattisesti päivittyvänä ristiviitetekstinä toimii esimerkissä otsikon numero 2.3.

2.6.2.1 Ristiviitteen lisääminen Libreoffice Writerilla

Ristiviite lisätään valinnalla Insert|Cross-references.

• Valitaan haluttu tyyppi esim. itse aiemmin luotu kuva tai otsikko
• Valitaan mihin asiaan esim. kuvassa halutaan viitata eli kuvatekstiin (page), kuvan numeroon (Numbering) tai sivunumeroon (Page) jolla kuva on Insert reference to

2.6.2.2 Ristiviitteen lisääminen Microsoft Wordilla

Ristiviitteen lisääminen onnistuu Microsoft Wordissa valinnalla References | Cross-reference

• Avautuvasta ikkunasta valitaan viittauksen tyyppi (engl. reference type)
• Valitaan mihin kyseinen viittaus kohdistetaan (engl. Insert reference to)
• Tämän jälkeen voidaan valita tarkasti viitattava kohde (engl. For which..).

2.7 Lähdeluettelot ja viittaukset

Libreoffice Writer tukee suoraan myös lähdeluetteloiden luomista ja lähteisiin viittaamista.

• Voit lisätä lähteitä Tools|Bibliography database -valinnan kautta aukeavassa ikkunassa
• Viittauksia voit lisätä valinnalla Insert|Indexes and Tables|Insert Bibliography Entry
• Lähdeluettelon voit lisätä valinnalla Insert|Indexes and tables|Indexes and tables
  • Valitse tyypiksi Bibliography
  • Ulkomuotoile haluamaksesi Entries-välilehden kautta

2.7.1 RefWorks

Jos joudut hallinnoimaan Microsoft Wordilla suurempaa määrää lähteitä niin kannattaa tutustua RefWorksin käyttöön.

2.8 Asiakirjan osat, osanvaihdot ja sivuasetukset

Jos halutaan erilaiset ylä- ja alatunnisteet dokumentin eri osille ja sivunumerointi alkaen ensimmäiseltä tekstisivulta niin dokumenttiin on tehtävä osajako. Osajako tehdään lisäämällä halutuille sivuille sivunvaihtomerkkejä joiden yhteydessä ilmoitetaan, että halutaan aloittaa dokumentissa myös uusi osa.

• Sivunvaihto (engl. Page Break) on nimensä mukaisesti pakottava sivuvaihto, joka siirtää alapuolellaan olevat kappaleet seuraavalle sivulle.

  • Pikanäppäin : CTRL - ENTER

• Palstanvaihto (engl. Column Break) katkaisee kirjoitettavan tekstipalstan ja siirtää tekstikursorin seuraavan palstan alkuun. Ominaisuus on hyödyllinen, jos palstanjakoa halutaan muuttaa ohjelman suorittamasta palstanjaosta poikkeavaksi.

  • Pikanäppäin: CTRL - SHIFT - ENTER

• Rivinvaihto kappaleen sisällä (engl. Text wrapping break)tekee pakotetun rivinvaihdon tekstikappaleen sisälle.

  • Pikanäppäin: SHIFT - ENTER

2.8.1 Osanvaihdot Libreoffice Writerilla

Libreoffice Writerissa valitaan vaihdon yhteydessä seuraavan osan sivutyyli ja myös mahdolliset muutokset sivunumeroinnissa. Jos vaihdon yhteydessä ei valita uutta tyyliä tai sivunumerointia niin myöskään uutta osaa ei synny. Microsoft Word ei osaa erillisiä sivutyylejä.

Sivunvaihdon yhteydessä voidaan määrätä seuraavan sivun (osan) sivutyyli (page style).

Jos sivutyyli määritellään niin sivunvaihto aiheuttaa samalla myös osanvaihdon eli dokumentti jakaantuu useampaan osaan ja kullakin osalla voi olla omat sivuasetukset, ylä- ja alatunnisteet ja sivunumerointi ym.

Sivunvaihdon yhteydessä määrätään myös mistä numerosta aloitetaan seuraavan osan sivunumerointi.

Jälkikäteen osassa käytettävää numerointa voi muuttaa kunkin osan ensimmäisen kappaleen asetuksista valinnalla Format|Paragraph|Text Flow. Osan ensimmäinen kappale sisältää siis tiedon osan sivunumeroinnin aloitusnumerosta.

Dokumentti jaetaan Libreoffice Writerilla esimerkiksi neljään osaan seuraavalla tavalla:

• Lisää ensimmäisen sivun (etusivu) loppuun sivunvaihto Insert|Manual Break|Page Break ja valitse seuraavan osan tyyliksi esimerkiksi itse luotu sivutyyli Sisällys. Määrää samalla uudelle osalle sivunumerointi alkamaan ykkösestä.
• Valitse nyt ensimmäisen sivun tyyliksi First page. Sivutyylin valinta tapahtuu samalla tavalla kuin kappaletyylin valinta eli vie kohdistin haluamaasi osaan ja valitse tyylilistauksesta haluamasi sivutyyli
• Lisää toiselle sivulle sisällysluettelo ja sen jälkeen uusi sivunvaihto. Aseta seuraavan osan tyyliksi Default ja määrää taas uusi sivunumerointi
• Siirry vielä aivan dokumentin loppuun ja lisää sinne vielä sivunvaihto ja seuraavan osan tyyliksi Index
• Dokumenttisi on nyt jaettu neljään eri osaan

2.8.1.1 Sivutyylit Libreoffice Writerilla

Libreoffice Writerissä uusi sivutyyli luodaan samaan tapaan kuin tavallisetkin tyylit mutta sivutyylille määritellään aivan erilaisia ominaisuuksia:

• Sivu (engl. Page). Sivun koko ja marginaalit näytetään samoissa yksiköissä kuin on asetuksissa määrätty mutta ne voi silti syöttää esim. sentteinä.
• Tausta (engl. Background)
• Ylätunniste (engl. Header)
• Alatunniste (engl. Footer)
• Rajat (engl. Borders)
• Sarakkeet (engl. Columns)
• Alatunniste (engl. Footnote)

2.8.2 Osanvaihdot Microsoft Wordilla

Osavaihtoja (engl. Section Breaks) on Wordissa neljä erilaista, joista jokaista joutuu käyttämään asiakirjaa kirjoittaessa. Osat, joihin asiakirja voidaan jakaa vaihtojen avulla, ovat yhtenäisiä kokonaisuuksia, joihin tulee esimerkiksi toisistaan poikkeavat ylä- ja alatunnisteet. Muutamat muutkin asiakirjaan kohdistettavat toimenpiteet voidaan kohdistaa pelkästään johonkin osanvaihdoilla määriteltyyn osaan.

Erilaisia osanvaihtoja Microsoft Wordissa:

• Next Page aloittaa uuden osan seuraavalta sivulta
• Continuous aloittaa uuden osan tältä samalta sivulta vaihdon kohdalta
• Even Page aloittaa uuden osan seuraavalta parilliselta sivulta
• Odd Page aloittaa uuden osan seuraavalta parittomalta sivulta

Dokumentti jaetaan Microsoft Wordilla esimerkiksi neljään osaan seuraavalla tavalla:

• Lisää ensimmäisen sivun (etusivun) loppuun Next Page -osanvaihto Page Layout | Breaks | Next Page -valinnalla
• Lisää seuraavalle sivulle sisällysluettelo ja sen jälkeen Next Page -osanvaihto
• Kirjoita dokumentin varsinainen sisältö ja lisää sen loppuun taas Next Page -osanvaihto
• Eri osien asetuksiin pääsee käsiksi ylä- ja alatunnisteen kautta ja Page Layout -välilehdeltä

2.9 Ylä- ja alatunniste

Sivun ylä- ja alareunassa toistuvat tekstit sijaitsevat ylä- (engl. Header)ja alatunnisteessa (engl. Footer). Näiden sisältöä pääsee muokkaamaan tuplanapauttamalla sivun ylä- tai alaosaa.

• Ylä- ja alatunnisteeseen voidaan lisätä jokaisella sivulla toistuvaa tietoa.
• Tunnisteet voivat sisältää:
  • Sivunumeroinnin ja muita automaattisia kenttiä
  • Tunnistetekstejä, jotka kirjoitetaan suoraan ylä- tai alatunnistealueelle
  • Kullakin dokumentin osalla on oma ylä- ja alatunnisteensa
• Ulkoasua muutetaan Header- ja Footer-tyyleillä.

Tuplanapauttamalla sivun ylä- tai alaosaa saa aktivoitua kyseisen ylä- tai alatunnisteen. Ylä- tai alatunnisteen yhteydessä myös mihin dokumentin osaan kyseinen tunniste kuuluu. Dokumentin eri osissa voi olla erilaiset ylä- ja alatunnisteet.

2.9.1 Ylä- ja alatunniste Libreoffice Writerissa

Libreoffice Writerissa voi asettaa ylä- tai alatunnisteen näkyville sivutyylin asetuksista header- tai footer-välilehdeltä:

2.9.2 Ylä- ja alatunniste Microsoft Wordissa

Microsoft Wordissa on oletuksena päällä Same As Previous -ominaisuus, joka tarkoittaa, että kyseinen ylä- tai alatunniste on samanlainen kuin edellisessä osassa. Tämän ominaisuuden saa pois päältä ylä- ja alatunnisteen ollessa näkyvissä poistamalla valinnan Design | Link to Previous. Tämä pitää tehdä erikseen jokaisen osan ylä- ja alatunnisteelle.

2.10 Sivunumerointi

Dokumentin eri osiin voidaan haluta erilainen sivunumerointi. Tällöin dokumentti on ensin jaettava osiin (engl. sections), jonka jälkeen sivunumerointi voidaan määritellä erilaiseksi jokaiseen osaan.

2.10.1 Sivunumerointi Libreoffice Writerissa

Sivunumerointi voidaan Libreoffice Writerissa lisätä ylä- tai alatunnisteeseen Insert | Fields | Page Number -valinnalla.

• Aktivoi ylä- tai alatunniste
• Insert|Fields|Page Number lisää sivunumeron
• Keskitä sarkaimella

Sivunumeron ulkoasua voi muokata tuplanapauttamalla sivunumerokentän vasemmalla puolella niin pääsee muotoiludialogiin:

2.10.2 Sivunumerointi Microsoft Wordissa

Microsoft Wordissa sivunumerointi lisätään ylä- tai alatunnisteen ollessa aktiivisena Design | Page Number -valinnalla:

Muotoiluun pääsee valinnalla Design | Page Number | Format Page Numbers. Sivunumeron muotoilun yhteydessä voi myös valita mistä numerosta numerointi aloitetaan vai jatketaanko edellisen osan numerointia.

2.11 Sivuasetukset

Sivuasetusten avulla voidaan muokata dokumentin marginaaleja sekä erilaisia tulostukseen liittyviä ominaisuuksia. On syytä muistaa, että nämä ominaisuudet voivat olla erilaisia dokumentin eri osissa!

2.11.1 Sivuasetukset Libreoffice Writerissa

Kunkin osan sivuasetuksia pääsee muokkaamaan kunkin osan sivutyylin kautta. Kts. Sivutyylit. Jos dokumentissa on vain yksi osa niin voi käyttää Format | Page -valintaa.

• Yksiköiksi kannattaa muuttaa senttimetrit
• Marginaalit
• Paperin koko
• Tulostamisasetukset
• Sivunumeroinnin muotoilu
• Ylä- ja alatunniste päälle tai pois. Voidaan valita myös Insert|Header- tai Insert|Footer-kautta
• Sarakkeet

2.11.2 Sivuasetukset Microsoft Wordissa

Microsoft Wordissa sivuasetuksia pääsee muuttamaan Page Layout -välilehden kautta.

Varsinaiseen sivuasetusdialogiin pääsee valitsemalla Page Layout | Page Setup -kohdan oikeassa alanurkassa olevan nuolen kautta. Sivuasetuksissa pitää kiinnittää erityistä huomiota dialogin alalaidassa olevaan Apply to: -valintaan. Oletuksena muutokset koskevat vain aktiivisena olevaa osaa (This Section) eivätkä koko dokumenttia: [](/getproxy?raw=true&url=http://appro.mit.jyu.fi/tyovaline/luennot/luento5/media/applyto.png Voi valita vaikutusalueeksi myös This point forward tai Whole document.

2.12 Palstat (Columns)

Tekstinkäsittelyohjelma ei ole taitto-ohjelma. Älä yritä tehdä mitään yksinkertaista palstoitusta monimutkaisempaa. Palstoja voi muokata Libreofficessa sivutyylien kautta. Microsoft Wordissa niitä pääsee muokkaamaan valinnalla Page Layout | Columns

2.13 Taulukot

• Taulukon lisääminen ja muokkaaminen
• Taustat, reunat ja raidat
• Sisennyksiä, tasauksia ja kokoja on hankala määrittää
• Taulukko pyrkii levittäytymään koko leveydelle.
• Vältä taulukoiden muotoilemista tekstinkäsittelyohjelmassa: Luo taulukot taulukkolaskennassa ja muotoile ne siellä valmiiksi ja lopuksi liitä tai linkitä tekstinkäsittelyyn.

2.14 Asiakirjamalli

Jokaisen uuden dokumentin pohjana käytetään asiakirjamallia (engl. Template). Asiakirjamalli on valmis pohja asiakirjalle, johon voidaan sisällyttää:

• Tarvittavat tyylit
• Sivun asetukset
• Ylä- ja alatunnisteet
• Erilaisia valmiita tekstejä

2.14.1 Asiakirjamallin tekeminen ja muokkaaminen Libreoffice Writerissa

• Asiakirjamalli (engl. Template) toimii tavallisten asiakirjojen pohjana.
• Tyylit ja asiakirjan muut muotoilut saadaan talteen tallentamalla asiakirja asiakirjamalliksi eli .ott-päätteiseksi tiedostoksi.
• Asiakirjamalli saadaan käyttöön valinnalla File|New|Templates and Documents
• Asiakirjamalli voidaan myös aloittaa tyhjästä.
• Asiakirjapohjaan tehtävät muutokset eivät heijastu automaattisesti asiakirjaan.

2.14.2 Asiakirjamallin tekeminen Microsoft Wordilla

Minkä tahansa dokumentin voi tallentaan asiakirjamalliksi valitsemalla tallennustyypiksi Word Template (*.dotx).

2.15 Tyylien arkistointi ja uudelleen käyttäminen

Hyvät tyylimääritykset voi siirtää asiakirjamalliin jälkikäteen tai tyylimääritykset voi ottaa käyttöön ilman koko asiakirjamallin käyttöä.

Libreoffice Writerissa voi tyylien arkistointityökalun (File|Templates|Manage) avulla vaihtaa, kopioida ja siirtää tyylejä asiakirjojen ja asiakirjamallien välillä. Styles And Formatting -ikkunan oikeassa laidassa olevasta alasvetovalikosta löytyy Load Styles -valinta jonka kautta pääsee lataamaan tyylejä muista dokumenteista ym.

Microsoft Wordissa voi käyttää tyylilistauksen alalaidasta aukaistavaa Manage Styles -dialogia ja sen kautta löytyvällä Import/Export-valinnalla pääsee Organizer-dialogiin.

2.16 Kieli ja tavutus (Hyphenation)

2.17 Kieliopin tarkistus (Spelling and grammar)

2.18 Lisätietoa

• Introduction to Styles
• Working with Styles
• OpenOffice.org Writer FAQ
• Shortcut keys for OpenOffice.org Writer